Что такое digital-тендеры и как их правильно провести: советы для бизнеса и агентств

Вокруг тендеров роится множество слухов, порой не всегда правдивых. Наши эксперты, специалисты тендерной площадки Workspace, развеивают их и дают советы, как получить от тендеров максимум выгоды. Полезно будет и бизнесу, и представителям агентств!

Что такое тендеры в digital

Тендер — это конкурс между подрядчиками на оказание услуг: разработку сайта, написание контента, SMM-продвижение, настройка контекстной рекламы — словом, все, что связано с диджитал.

Вот как это происходит:

1. Организатор тендера (компания, которой нужна услуга) формулирует задачу, которую нужно выполнить.
2. Публикует тендер на специальных тендерных площадках.
3. Подрядчики (студии и агентства) видят тендер в ленте и, если готовы в нем участвовать, оставляют отклик.
Так выглядит лента тендеров. Справа — фильтры по цене, виду работ, региону и другим параметрам, подрядчик может задать нужные значения
4. Организатор выбирает лучший отклик по своим параметрам и выбирает победителя.
5. Дальше все как обычно: подрядчик выполняет диджитал-задачу и получает оплату.

Плюсы digital-тендеров

Обычно слово «тендеры» ассоциируется с государственными заказами, но мы будем говорить именно о диджитал. В Рунете есть тендерная площадка Workspaсe, которая специализируется именно тендерах в сфере digital. Здесь все намного проще и понятнее:

1. Нет бюрократии. На госплощадках нужно оформлять кучу бумаг, делать электронно-цифровую подпись, аккредитовываться и т. д. На Workspace, чтобы организовать тендер или участвовать в нем, достаточно зарегистрироваться и указать информацию о себе (это нужно в целях безопасности);
2. Сервис абсолютно бесплатный для заказчиков: никаких комиссий, скрытых платежей, сумм под обеспечение (гарантии). Подрядчики, которые хотят впервые его попробовать, могут взять PRO-аккаунт на месяц и откликаться на любые подходящие тендеры. Однако даже если агентство не купит PRO-аккаунт, заказчики все равно могут пригласить его к участию в тендере, если оно будет подходить под их критерии и они увидят его в списке агентств. В этом случае отклик будет бесплатным;
3. Никакого блата. Поскольку на тендерной площадке все находятся в равных условиях, нет никакого шанса, что конкурс внезапно выиграет внучатый племянник заказчика :) Все зависит только от опыта, навыков и умения правильно себя подать. Чуть ниже дадим советы, как это правильно сделать.

Зачем проводить тендеры бизнесу

Конечно, тендерная площадка — не единственное место поиска подрядчиков. Есть сарафанка, сайты вакансий и Telegram-каналы. Однако чем больше таких мест, тем удобнее, согласитесь? Расскажем, чем выгодно проводить тендеры для бизнеса.

1. Огромный выбор подрядчиков. Кроме шуток огромный: на том же Workspace зарегистрированы более 16 000 digital-агентств самых разных специализаций.
Есть из чего выбрать!
2. Целевые отклики. На тендеры, как правило, откликаются не все подряд, а те агентства, которые обладают необходимыми специализациями и отвечают вашим условиям, прописанным в тендере.
3. Экономия бюджета. Чем больше откликов, тем выше шанс, что найдется хороший исполнитель, которые не потребует баснословный гонорар. Не советуем выбирать самое дешевое агентство или соглашаться на демпинг, но подходящий вариант по цене и качеству вы точно отыщете.
4. Экономия времени. При выборе подрядчика не нужно заходить на сайт каждого агентства и изучать информацию — все уже собрано в одном месте, у каждого агентства имеется своя карточка с информацией, портфолио и расценками.

Зачем участвовать в тендерах агентству

Если вы подрядчик и еще ни разу не участвовали в тендерах, самое время это исправить! И вот зачем.

1. Чтобы получить новых заказчиков. Часто с большими бюджетами.
2. Чтобы получить крупные и долгосрочные проекты. Тендеры обычно организуют на масштабные задачи.
3. Чтобы укрепить репутацию. Если у агентства есть победы в тендерах, это автоматически отображается в его карточке на площадке и видно всем потенциальным заказчикам. Положительные отзывы от клиентов и оценки — туда же.
Внушительный список побед!
4. Чтобы наработать полезные знакомства. Пусть даже вы не выиграете тендер, но если хорошо себя зарекомендуете, организатор может отметить вас и обратиться впоследствии с другой задачей.

Как правильно организовать тендер и выбрать подрядчика: советы бизнесу

Учитывайте несколько важных нюансов, чтобы на вашу заявку откликнулись достойные исполнители.

1. Опишите задачу как можно более детально. Во-первых, так вы сэкономите собственное время (не придется объяснять каждому заинтересовавшемся, что конкретно вы имели в виду). Во-вторых, отсеете нецелевые отклики (тех, кто некомпетентен в вашей сфере, кому не хватает ресурсов, кого не устраивает бюджет и т. д.). И в-третьих, при составлении ТЗ вы сами лучше поймете, каких целей хотите добиться и чего хотите от подрядчика. Прикрепляйте к заявке все материалы, что есть: ТЗ, заполненный бриф, примеры работ, которые вам нравятся, все наработки по проекту.
Описание задачи в заявке
2. Сразу укажите требования к исполнителю: например, вам важно, чтобы агентство территориально находилось в определенном городе, работало на рынке несколько лет. Это также поможет отсеять нецелевые отклики и сэкономит ваше время.
3. Не скрывайте бюджет проекта. Укажите хотя бы вилку цен, чтобы кандидаты еще на берегу оценили, рентабельна ли для них ваша задача. Кстати, советуем увеличить первоначальную сумму на 25-30%. Это как с ремонтом: мало кто укладывается в смету, всегда приходится что-то докупать или переделывать. Так и здесь: у вас могут возникнуть новые пожелания к проекту, курс доллара может вырасти, да мало ли что может произойти! Лучше заранее быть к этому готовыми.
4. Когда начнут поступать первые заявки, внимательно изучите профили этих агентств на тендерной площадке. Обратите внимание на важные моменты:
• цифры и факты. Сколько лет подрядчик на рынке, сколько работ выполнено, сколько человек трудится в штате и т.д.;
Все самое необходимое
• специализация. Советуем не выбирать те агентства, которые берутся абсолютно за все — разумеется, если это не крупные игроки рынка, которые оказывают услуги комплексного интернет-маркетинга, но и просят за свои услуги приличные суммы. Если вам нужно обычное агентство, выбирайте тех, кто является профессионалом в конкретной сфере. Например, делают только SMM, но делают его качественно;
• примеры работ. Посмотрите, какие проекты уже есть в портфолио агентства, нравится ли вам, как они выполнены, адекватная ли у них стоимость (можно сравнить со средней по рынку). Если у подрядчика имеются еще и кейсы — отлично. Так вы наглядно увидите, как он работает и каких результатов для бизнеса добивается;
Все работы разбиты по категориям
• награды, места в рейтингах, победы в других тендерах, отзывы клиентов. Если агентство уже успешно выиграло хотя бы один тендер, шансы на то, что оно справится и с вашим проектом, увеличиваются. Занимает высокие места в рейтингах (например, в Рейтинге Рунета) — тоже хороший знак и признак профессионализма;
• контакты. Если агентство указывает всю контактную информацию (ссылку на сайт, телефоны и адрес, мессенджеры), значит, все в порядке, ему нечего скрывать. Тем, кто сильно заботится о безопасности, могут пройти по ссылкам или просканировать подрядчика в поисковиках — на всякий случай.
5. Но это еще не все. Как правило, вместе с откликом и рассказом о себе заинтересованные подрядчики присылают коммерческое предложение. Изучите внимательно следующие моменты:
• достаточно ли КП персонализировано, есть ли в нем отсылки к вашему проекту? Не секрет, что многие агентства отправляют отклики на несколько тендеров сразу. Это нормально, ведь так шанс получить новый проект увеличивается. Но хорошее агентство хотя бы минимально изучит бизнес каждого потенциального клиента и пришлет организатору конкретные решения и предложения;
• есть ли примеры работ по вашей тематике? Так тоже можно понять, отправляет ли агентство шаблонные КП всем подряд или применяет индивидуальный подход;
• расписаны ли детально этапы и условия работы? Опытные агентства прекрасно представляют последовательность действий, примерные сроки выполнения и расценки, у них все эти процессы давно налажены;
• на кого ориентировано КП — на подрядчика или на клиента? В первом случае вы увидите самовосхваления, бесконечные «мы-мы-мы» и ни слова о том, что же получит заказчик. Грамотный подрядчик тоже говорит о себе, но в разрезе задачи клиента: объясняет, что именно он может сделать и как поможет бизнесу.

Как презентовать себя и выиграть тендер: советы агентствам

Из предыдущего раздела вы уже поняли, как понравиться заказчику :) Теперь развернем все эти советы в противоположную сторону и еще раз подытожим, что нужно сделать, чтобы выиграть тендер.

1. Заботьтесь о безопасности, не откликайтесь на тендер, если его организатор не предоставил информации о себе. Внимательно проверьте данные о компании: пройдите по ссылке на сайт, забейте название в поисковик, прочитайте отзывы. Если заказчик указывает корпоративную почту, это добрый знак: доверие к таким тендерам повышается.
Внимание на галочку!
2. Оцените рентабельность проекта. Обычно она складывается из времени, затраченного на выполнение проекта, и его стоимости. Советуем игнорировать откровенно дешевые тендеры, даже если желающих на них немного и вы вполне можете стать победителем (и выйти в итоге в убыток, ага).
3. Откликайтесь на тендеры по своей специализации или по привычной тематике. Во-первых, у вас уже есть опыт и портфолио, и более вероятно, что заказчик выберет именно вас. Во-вторых, в каждой нише есть свои лидеры, и соревноваться с ними вряд ли разумно. Ну и в-третьих, на привычные задачи вы затратите меньше ресурсов и сделаете меньше ошибок. Опыт многое значит!
4. Оценивайте адекватность задачи в целом: достаточно ли четко описано ТЗ, указаны ли разумные сроки выполнения (и есть ли временной запас в случае форс-мажоров), приведены ли примеры работ, которые нравятся заказчику. Иначе рискуете ввязаться в квест с условным названием «сделай то, не знаю что, да побыстрее».
5. Прокачайте свой профиль на тендерной площадке. Кратко расскажите о вашей компании, укажите специализацию, заполните портфолио, добавьте кейсы, не забудьте о контактах. Если имеете регалии — прикрепите, это будет социальными доказательствами вашей компетентности. Если вы уже выигрывали тендеры, попросите у организаторов оставить отзывы.
Очень убедительный и реальный отзыв заказчика
6. Грамотно составляйте КП или презентацию. Сначала донесите до заказчика свою ценность (почему именно вы, что именно вы делаете и как ему поможете — помним про индивидуальный подход!), а потом уже говорите о ценах и условиях. Кстати, советуем заранее подготовить шаблоны и бланки тендерных документов, чтобы не тратить время на составление их с нуля. Достаточно будет вписать конкретные предложения для заказчика и отправлять.
7. Поручите всю работу с тендерами отдельному сотруднику. Пусть мониторит заявки, готовит документы, общается с потенциальными заказчиками. Не забудьте вознаградить его в случае победы!

Итак, перед вами краткое руководство по работе с тендерами, которое будет полезно и бизнесу, и диджитал-агентствам. Соблюдайте эти простые правила и ищите друг друга на тендерной площадке Workspaсe!