Как и в каких email-сервисах удобнее создавать корпоративную почту в 2022 году

Серьёзные компании давно и активно используют корпоративную почту, заводя «фирменные» имейлы и для сотрудников, и для целых отделов. Согласитесь, у вас, как у потенциального клиента или партнёра компании, больше доверия вызывают электронные письма, приходящие с корпоративных почтовых ящиков, а не с личных. То-то и оно! Поэтому, если вы ещё не озаботились вопросом создания корпоративной почты, непременно ознакомьтесь с нашей статьей. Мы расскажем, как работать с разными почтовыми сервисами в 2022 году, разберём их преимущества и недостатки.

Но сначала давайте вспомним, что представляет собой корпоративная почта и в чём заключаются плюсы её использования.

Под этим словосочетанием понимают имейлы, привязанные к домену компании. При этом создание и управление электронными ящиками производится из единой административной панели. Например, мы, в Студии ЯЛ, завели себе несколько корпоративных ящиков, в которых фигурирует название компании: для каждого сотрудника и общие. Загибайте пальцы:

• office@yalstudio.ru — для клиентов,
• rabota@yalstudio.ru — для соискателей на открытые вакансии,
• partner@yalstudio.ru — для потенциальных партнёров.

Почему компаниям удобно и выгодно пользоваться корпоративной почтой?

• Почтовый ящик на собственном домене фирмы выглядит более привлекательным, он ассоциируется с названием компании и лучше запоминается.
• По мере необходимости можно создавать нужное количество почтовых ящиков. У многие почтовых сервисов нет ограничений. А если и есть, то их можно «обойти», купив платный (или более высокий) тариф.
• Корпоративные электронные ящики, в домене которых прописано название компании, повышают узнаваемость бренда. По сути, email берёт на себя функции дополнительного рекламного инструмента.
• Внедрив корпоративную почту в повседневную жизнь компании, вы не только облегчите себе выполнение рутинных задач, но и сможете повысить уровень доверия со стороны клиентов. Кроме того, корпоративная почта позволяет быстро предоставить доступ к документам конкретной группе пользователей или ограничить доступ всем, кроме группы.

Как видите, данный документ могут просматривать все участники группы, у которых есть ссылка. Что заметно повышает уровень безопасности.

Кстати, «красивый» адрес электронной почты при желании могут завести не только компании, но и, к примеру, фрилансеры. Да и вообще любой желающий. В домене можно указать род занятий или фамилию. Согласитесь, эффектно выглядит электронный ящик Denis@targetolog.ru. Гораздо интереснее стандартного DenisKomarov@yandex.ru.

Все эти преимущества почты на собственном домене явно «стоят» того, чтобы один раз решить вопросы с её созданием: выбрать подходящий именно вам сервис, выполнить собственно настройку электронных ящиков, организовать отправку «брендированных» email-сообщений.

Основные действия по созданию почты для бизнеса: 5 ключевых этапов

Этап выбора почтового сервиса можно назвать подготовительным. В настоящее время пользователям предлагается множество вариантов самых разных сервисов. Наиболее востребованными считаются VK WorkMail и сервис на базе виртуального офиса Яндекс 360 для бизнеса. До недавнего времени в этот список также входил Gmail и Microsoft Exchange Online. Сейчас пользоваться корпоративной почтой от Гугла могут только те, кто зарегистрировался ранее. Регистрация новых компаний недоступна. Похожая ситуация сложилась и с Microsoft Exchange Online. На официальном сайте сервиса указано, что данный продукт “в настоящее время недоступен для вашей страны или региона”.

Шаги по созданию и настройке почты на собственном домене включают следующие действия:

1. Указание и подтверждение имени сайта;
2. Добавление MX-записи. То есть внесение информации в DNS, требующейся для маршрутизации почты (для уточнения, на какой сервер направлять сообщения);
3. Внесение SPF-записи. Необходимо для защиты от спама и фишинговых сообщений;
4. Прописывание DKIM-подписей. Повышает «доставляемость» email-писем. В каждом появляется цифровая подпись, привязанная к домену отправляющего. Эту подпись считывает принимающий сервер и, чтобы оценить репутацию отправителя, сканирует есть ли она в «чёрных» или «белых» списках;
5. Добавление пользователей.

Создаём корпоративную почту через виртуальный офис Яндекс 360 для бизнеса

Главные особенности почтового сервиса, существующего на базе Яндекс 360:

• Популярен не только в России, но и в странах СНГ;
• Яндекс обещает, что пользователь получит «бесконечный почтовый ящик» с нелимитированным объёмом;
• Лёгок в подключении: достаточно выбрать свободный домен — и «красивый» email будет вашим через пару часов;
• Защищён от спама и фишинга;
• Обеспечивает отправку писем на отделы и команды;
• Поддерживает протоколы POP3, SMTP, IMAP;
• Обеспечивает возможность подключать домены-алиасы.

Полный функционал сервиса доступен в рамках любого тарифного пакета Яндекс 360 для бизнеса. Разница между пакетами — в объёме облачного хранилища сотрудника и количестве писем в рамках рассылок.

Подключая виртуальный офис Яндекс 360 для бизнеса, помимо корпоративной почты на собственном домене, вы получаете календарь, облачное хранилище, редактор документов и сервисы для коммуникации. Пользователи могут задействовать полезный функционал: создавать файлы в разных форматах, открывая права доступа для коллег, хранить файлы на Диске, запускать рассылки, планировать события в Календаре, устраивать видеовстречи, общаться в Мессенджерах.

Этапы подключения корпоративной почты на Яндекс 360 для бизнеса

• Подключаем домен. Зайдите на почту через свою учётную запись. Перейдите в настройки. Выберите пункт «Красивый @ адрес».




• Выбрав домен, который вам нравится (например, соответствующий названию компании или роду вашей деятельности), переходите к выбору подходящего тарифа.




• Внесите оплату. У нашей компании корпоративная почта уже есть, поэтому заводить новую мы не собираемся. А значит, оплачивать ничего не планируем. Но вы можете выбрать, какой тариф вам нужен — минимальный (с оплатой чуть больше 100 рублей в месяц), средний (чуть меньше 250 руб/мес) или максимальный (около 350 руб/мес).
• Подтвердите имя сайта. Есть несколько способов подтверждения домена: с помощью метатега, DNS-записи, HTML-файла.
• Зайдите в раздел «Профиль организации», оттуда — в «Управление DNS». Скопируйте MX-запись.
• Зайдите в панель управления DNS домена и в пустую строчку MX вставьте скопированный ранее фрагмент.
• В панели управления доменом прописываем TXT-запись такого формата: «v=spfl include: spf.yandex.net~all».
• Далее нужно добавить DKIM-подпись. Зайдите в свою Почту, откройте вкладку «DKIM-подписи», скопируйте размещённые там данные.
• После этого зайдите в панель управления DNS домена, создайте новую ТХТ-запись и вставьте то значение подписи, которое скопировали на предыдущем этапе.

Теперь остаётся только ждать, когда данные обновятся. На это уходит несколько суток. После этого ваши электронные письма будут отправляться с той DKIM-подписью, которую вы указали.

Создаём корпоративную почту через VK WorkMail

Сама компания презентует почту VK WorkMail как сочетание email-почты, календаря и адресной книги в веб-версии и мобильном приложении.

Сервис помогает быстро и эффективно организовывать повседневные рабочие процессы: отправлять email-сообщения, управлять контактными и рассылками, настраивать совместный доступ к аккаунту. Проект VK WorkMail был запущен ещё в 2013 году, а через 3 года стал частью объединённой платформы «VK WorkSpace». Включён в Единый реестр российских программ для ЭВМ и БД и соответствует стандартам Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ.

• Компания может на собственном домене создать до 5000 электронных ящиков без ограничений по объёму.
• Доступно пользование корпоративной почтой через веб-интерфейс.
• Больше 100 вариантов тем оформления электронных ящиков — на выбор пользователя.
• Пользователь получает доступ не только к почте, но и к Календарю Mail.Ru, Мессенджеру Агент Mail.Ru, облачному пространству Облако Mail.Ru.
• Внедрена антиспам-система для отсеивания нежелательных сообщений и писем со спамом.
• Использована защита от вирусов по технологии Лаборатории Касперского.
• Доступны любые почтовые клиенты: IMAP, POP3.
• Домен можно делегировать. После этого за его работоспособность будут отвечать серверы Mail.Ru Group. Автоматически будут настроены DNS-записи.
• Нововведение 2022 года — возможность для совместной работы с электронными ящиками. Делается это в несколько кликов и позволяет оптимизировать выполнение общих задач сотрудниками одного отдела.

Этапы подключения корпоративной почты на VK WorkMail

Тем, кто хочет создать корпоративную почту, сервис предлагает два варианта: сделать почту на собственном домене компании или в бесплатной зоне bizml.ru. Выбрали первый вариант? Тогда учтите, что придётся подтвердить своё право на обладание доменом, а затем самостоятельно настраивать почту. Предпочли второй вариант? Значит, почтой вы сможете пользоваться сразу — без подтверждений и настройки. Нас же интересует всё-таки создание почты на фирменном домене компании.

1. Первый шаг заключается в выборе аккаунта администратора: нужно перейти на bizmail.ru, нажать «Регистрация» и войти в аккаунт, с которого вы будете администрировать домен.
2. Далее нужно подключить домен: ввести его имя, нажать соответствующую кнопку.
3. И, наконец, подтвердить, что вы являетесь владельцем этого домена. Есть 4 способа: через метатег, перенос DNS, DNS-проверку, HTML-файл. К каждому из них есть инструкции и подсказки.
4. Дождавшись подтверждение домена, можно переходить к настройкам МХ-записей, обеспечивающих работу почты. Настроив их, вы сможете приступить к созданию имейлов на своём домене.

Создаём корпоративную почту на Zoho Mail

Ещё один многофункциональный почтовый сервис, в котором дополнительно есть масса полезных опций: календарь, менеджер задач, контактны, заметки, закладки. При необходимости легко интегрируется с другим продуктом компании — Zoho Workplace. После чего открывается доступ к 9 приложениям, в числе которых корпоративная соцсеть и офисный пакет. Или к Zoho CRM, которая помогает лучше управлять продажами.

• Как заявляют сами разработчики, их сервис характеризуется «первоклассной безопасностью»;
• Реализованы разные способы шифрования данных;
• У Zoho Mail — мощная панель управления, через которую администратор может добавлять пользователей, управлять группами, осуществлять настройку содержимого электронной почты и пр.
• Созданы мобильные приложения для Mail, Mail Admin и Streams.
• Отсутствует полноценная русскоязычная техподдержка.
• Есть несколько тарифных пакетов. Самый дешёвый имеет ежемесячную стоимость 1 доллар за 1 пользователя. Следующий уровень — 4 доллара в месяц за 1 пользователя. И премиальный тариф — от 3 долларов в месяц за пользователя. В рамках первого тарифа — «Лайт» — можно выбрать, сколько гигабайт памяти будет приходиться на одного пользователя — 5 ГБ или 10 ГБ. От этого меняется цена: 1 доллар или 1,25 доллара в месяц за пользователя.

Этапы подключения корпоративной почты на Zoho Mail

1. Сначала выберите подходящий вам тарифный план и кликните на «Зарегистрироваться».
2. Добавьте свой домен. Для этого пропишите его в специальной форме. Заполните регистрационные данные. Нажмите «Зарегистрироваться» и укажите информацию о себе в регистрационной форме.
3. Подтвердите домен одним из двух доступных способов: добавив запись DNS (войдя в свой DNS-провайдер и аутентифицировав Zoho Mail) или подтвердив вручную (зайдите во вкладку «Домены» через права суперадминистратора, через мастера настройки для проверки домена выберите один из способов — метод CNAME, HTML-метод, метод записи TXT).
4. Добавьте пользователей: вручную, импортируя с использованием файла .csv.
5. Обновите MX-запись: запустите диспетчер DNS с портала вашего регистратора доменов, удалите существующие записи МХ и выберите «Добавить запись», введите в соответствующие поля данные с сайта Zoho Mail и сохраните свои записи.
6. Настроив домен и добавив пользователей, можно заняться переноской своих данных из предыдущего провайдера на новый сервис.
7. Настройте SPF и DKIM.

Вам нравится читать наши полезные, интересные статьи на темы интернет-маркетинга, web-разработки и пр.? Тогда заглядывайте чаще в раздел с публикациями. И подписывайтесь на нас в соцсетях — там мы анонсируем выход каждой новой статьи, публикуем информацию из жизни компании и кейсы из портфолио веб студии ЯЛ.

Наталья Щукина

Специалист отдела контент-маркетинга Студии ЯЛ

Другие материалы на тему:

• Календарь инфоповодов на июль 2022 года. Часть 2
• Календарь инфоповодов на июль 2022 года. Часть 1
• Что будет с IT-индустрией в России?